Virtualni ured funkcionira kao udaljeni ured gdje zaposlenici obavljaju zadatke putem interneta, bez obzira na vrijeme ili mjesto gdje se nalaze.

Rukovoditelji i management s druge strane imaju pregled i uvid u evidencije učinjenog, kontrolu odstupanja od planova itd.. Pristup mailu moguć je sa mobitela, računala ili laptopa, isto kao i pristup aplikaciji koja djelatnicima služi kao platforma za rad. Svi podaci pri tom su dostupni svakom sa svakog mjesta, u sklopu ovlasti koje su dodijeljene.

Većina poduzetnika teži smanjenju troškova poslovanja ujedno nastojeći zadržati kvalitetu rada i pružene usluge. Trošak najma poslovnog prostora te ostali troškova koje podrazumijeva rad u fizički oformljenim uredima, mnogima je stavka koja znatno opterećuje poslovanje. S druge pak strane kvalitetni zaposlenici faktor su kojem će mudar poslodavac posvetiti maksimalnu pažnju, te se barijere udaljenosti mjesta stanovanja zaposlenika od lokacije tvrtke, rješavanju na razne načine. Razvoj tehnologija omogućava razvoj aplikacija koje nisu fizički vezane za pojedino računalo, već su smještene na serverima, kojima se može pristupati sa bilo koje lokacije koja ima vezu na internet. Tvrtke kojima to način poslovanja omogućava, okreću se formiranju virtualnih ureda ili reorganiziraju poslovanje na način da jedan dio poslovanja prebacuju u virtualni segment odnosno na internet. Ovaj način organizacije naročito je pogodan za djelatnosti gdje zaposlenici mogu posao obavljati bilo gdje bez nužnosti dolaska u prostorije poslodavca. Djelatnici tvrtke povezuju se međusobno umrežavanjem, a zadaci, dokumentacija i potrebne evidencije arhiviraju se u CRM aplikaciji kojoj svatko ima pristup u kladu sa svojim ovlastima.

Virtualni djelatnici pripadaju jednom uredu, ali ne rade na jednom mjestu. Zaposlenik ne treba "ići na posao", nego obaviti posao.